Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Systeme, die die Gesamtheit der Elemente sind, die zum Zwecke der Erfassung, des Zugriffs, der Verwendung und der Sortierung von Original- und Formulardokumenten, die als Ergebnis der Unternehmenskommunikation erstellt werden, dienen.
Das Design und die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements. Grundfunktionen vom Dokumentenmanagementsystem: Die Elemente des Systems umfassen die Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Vorschriften, das Design und die Kontinuität der Tools, die für die Studien zum Dokumentenmanagement erforderlich sind. Dokumentenmanagementsysteme erfordern unabhängig von Print- oder elektronischen Medien eine physische Infrastruktur.
Während es Speichertools für gedruckte Dokumente gibt, wird für elektronische Dokumente Hardware benötigt. Sicherheit ist in Dokumentenmanagementsystemen äußerst wichtig. Die Richtlinien der in den Institutionen einzurichtenden Dokumentenmanagementsysteme sollten unter Berücksichtigung der institutionellen Anforderungen und Bedingungen festgelegt werden. Diese Richtlinien sollten während ihrer Umsetzung ständig geprüft und auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Der ISO 15489-Standard, der einen systematischen und geplanten Ansatz für das Dokumentenmanagementsystem bietet, wurde 2001 veröffentlicht. Diese Norm trägt wesentlich dazu bei, dieses Missverständnis einiger Institutionen zu ändern, die die Aufgabe des Dokumentenverwaltungssystems dem Sekretariat zuweisen, dass die Bestimmung gemeinsamer Titel, die Offenlegung eines Aktenplans und die funktionalen Beziehungen einfach und in kurzer Zeit bewerkstelligt werden können.
Der Standard leitet die Entwicklung und Wirksamkeit von DMS in Organisationen klar an. Institutionen hielten diese Systeme für unnötig, da sie keine wesentlichen Einnahmen aus Dokumentenverwaltungssystemen erzielen. Die Institution versteht jedoch die Notwendigkeit von Systemen in Fällen wie der Senkung der Betriebskosten und der Unterstützung von Rechtsstreitigkeiten.
Heutzutage beeinflussen Informationstechnologien, die sich ständig weiterentwickeln, das Dokumentenmanagementsystem. Als Ergebnis dieser Situation existieren und entwickeln sich elektronische Dokumentenverwaltungssysteme im Laufe der Zeit.
Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme
Ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem ist ein System, das die elektronische Verwaltung von Dokumenten ermöglicht, die als Ergebnis interner und externer Interaktionen von Institutionen erstellt wurden. Was mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem erreicht werden soll, ist die Reduzierung der Kosten als Folge von Arbeits-, Zeit- und Raumeinsparungen und die Gewährleistung eines sicheren und schnellen Dokumentenflusses.
Bearbeiten von Dateien im DMS
Wenn eine neue Datei erstellt werden soll, bietet die Software die Möglichkeit, die Struktur der Datei festzulegen. Mit anderen Worten, es ist möglich, den Namen der Datei zu bestimmen, ob sie eine private oder geheime Struktur hat, und die Sicherheitsstufe, die für den Zugriff auf diese Datei erforderlich ist. Wenn die Datei als „privat“ gekennzeichnet ist, können nur die Person, die die Datei erstellt hat, und der Systemadministrator darauf zugreifen.
Wenn die Datei als „versteckt“ definiert ist, können nur Benutzer, denen Zugriff auf solche Dateien gewährt wurde, auf diese Datei zugreifen. Andererseits kann die Software Dateien Zugriffsgrade zwischen 0-9 geben. Wenn die Zugriffsebene einer Datei 0 ist, bedeutet dies, dass alle Benutzer auf die Datei zugreifen können. Wenn der Rang ansteigt, haben Benutzer mit einer Zugriffsebene, die gleich oder höher als dieser Rang ist, Zugriff.
Ob sich die neu erstellte Datei in einer anderen Datei oder auf derselben Ebene wie andere Dateien befindet, gehört zu den Optionen, die je nach Art der Datei ausgewählt werden können.
Die Felder der Datei werden ebenfalls erstellt, indem alle oder einige von ihnen aus den angegebenen Optionen übernommen werden. Beispielsweise sind 12 Felder wie Telefonnummer, Faxnummer, verantwortlicher Name, Firmenname, Betreff definiert. Einige oder alle von ihnen können ausgewählt werden, und es hat eine Struktur, die es ermöglicht, einen Bereich aus diesen Optionen zu erstellen. Also textlich, numerisch, historisch usw.
Es ist möglich, Felder in Datentypen anzulegen und ihnen den gewünschten Namen zu geben. Selbstverständlich können alle definierten Eigenschaften einer erstellten Datei nachträglich beliebig vom Systemadministrator geändert werden.